We hebben stil gestaan bij waarom we feedback geven en ontvangen moeilijk vinden. En bij wat feedback eigenlijk is. In dit 3e en laatste deel gaan we praktisch laten zien hoe effectief feedback geven en ontvangen werkt
Dit artikel is onderdeel van Happyfeed. Een maandelijkse dosis inspiratie om zo een nog leuker werkend leven te realiseren. Wil jij automatisch een mailtje ontvangen zodra de volgende Happyfeed online staat? Schrijf je dan nu in!
Nog even terugkomend op het sandwich feedback model uit deel 2
Maar voordat ik dat doe, kom ik nog even terug op het Sandwich feedback model. N.a.v. deel 2, kreeg ik een mooie aanvullende kijk op dit model. Mijn visie is er niet door veranderd, wel door verrijkt. Ik adviseer nog steeds: maak onderscheid tussen wanneer je positieve feedback geeft en wanneer je opbouwende feedback geeft. Maar wat ik wel haalde toen ik reflecteerde op de reactie op mijn post, is het volgende.
Feedback heeft als intentie dat mensen (nog meer) kunnen leren en ontwikkelen. En daarvoor is het essentieel dat iemand relaxed is, de neo-cortex zich ontspant, en zodoende ontvankelijk is voor je boodschap. Dit is essentieel als je iemand van feedback voorziet. En daarin kan het benoemen van je positieve intentie, dan wel een zintuigelijk waarneembare positieve gedraging in het hier en nu helpend zijn. Even kort, voordat je de opbouwende feedback geeft, die je wilt geven.
Hoe ziet effectieve feedback er dan uit in de praktijk?
Wist je dat mensen die te laat komen, een veel voorkomend frustratiepunt is in teams en organisaties? Wellicht heb jij ook wel iemand die vaker te laat komt. Mocht dat zo zijn, lees dan verder. Want hier geven we een voorbeeld hoe feedback geven werkt in de praktijk.
In deel 2 deelde ik al dat je feitelijk gezien 2 keuzes hebt: het bespreekbaar maken (lees: feedback geven) of niet, maar dan heb je het gedrag te accepteren. En dan ook ECHT te accepteren.
En wat mij hier ook altijd in helpt is het onderscheid maken tussen gedrag en intentie. Bas komt te laat, echter is het niet zijn intentie om jouw dag te verpesten. Of jou te irriteren. Dat dit wel kan gebeuren, zegt natuurlijk iets over jezelf of misschien het aantal keren dat Bas te laat is gekomen. Wellicht speelt er nog wel meer tussen jullie, waardoor het je irriteert. En daarom zou ik zeggen, schrijf jouw irritatie van je af m.b.v. het 5G model, die ik in deel 2 uitgebreider heb uiteengezet.
Mocht je na het van je afschrijven, nog steeds de behoefte hebben om het te bespreken, doe dan het volgende. Kort na de meeting vraag je Bas of hij tijd heeft om iets te bespreken. Als dat het geval is, direct doen. Mocht dat niet schikken, zoek een moment op korte termijn dat het wel kan. Hiermee vergroot je de ontvankelijkheid van Bas. En zoals Netflix het zegt in het boek No Rules Rules:
“ Put feedback meetings and conversations on the agenda!”
En vervolgens doorloop je de 5 stappen. Doordat je ze hebt uitgeschreven, weet je precies wat je wilt zeggen. En echt waar, de effectiviteit van je feedback gesprek word voor 80% bepaald door vorm, proces, een stappenplan & voorbereiding. En dit is te trainen. Slechts 20% wordt bepaald door de inhoud van je boodschap. Er is 1 ding waar je wel op moet lessen: tone of voice is key! Maar als je intentie er eentje is van willen helpen en “aim to assist” dan ben je al halverwege.
Een levend voorbeeld van feedback geven bij een laat-komer
Hoe ziet dit er dan uit als je dit uitschrift? Zie hieronder een feedback gesprek met een laat-komer.
“Bas, ik wil je even voorzien van feedback n.a.v. vanmorgen. Vind je dat oke? Laat ik beginnen te zeggen, mijn intentie is dat ik hiermee onze samenwerking wil verbeteren (G1). Wat mij is opgevallen is dat je de laatste 3 meetings 5 a 10 minuten te laat binnenkomt (G2). Dat geeft mij het gevoel dat je druk bent, dan wel onze meetings niet belangrijk genoeg vindt om op tijd te komen (G3). En dat vind ik vervelend, want ik vind enerzijds afspraak = afspraak, maar daarnaast vind ik het ook niet respectvol naar de andere collega’s in het team (G4). Kun jij je daar wat bij voorstellen?”
Bij een ja, kun je door naar G5. Als hij het niet herkent, zul je nieuwsgierig op onderzoek uit moeten. Flexibel zijn, meebewegen, en in het gesprek samen met Bas op zoek gaan: wat herkent hij wel en wat niet? En wees ook voorbereid op de 4 veelvoorkomende reacties bij feedback, weet je nog? Negeren, verdedigen, weerleggen of reageren door feedback terug te geven/aan te vallen. Hoe goed jij je feedback ook opbouwt, je zult nooit 100% garantie hebben dat de ander ontvankelijk reageert. Daarom is voorbereiding en jouw end in mind belangrijk! Jij weet wat je wilt zeggen, wat je wilt bereiken en bent dus ook voorbereid op verschillende scenario’s.
Om hem dan af te maken, maak je de cirkel rond: “Kunnen we afspreken dat je de volgende meeting op tijd aanwezig bent? (G5)”. En je kunt ook afspraken maken, mocht het hem wederom niet lukken om op tijd te komen. Wat stelt hij dan voor om te gaan doen? Hiermee maak je hem ook (mede)eigenaar van het “issue”.
Brene Brown – schrijfster van Dare to Lead legt het in 2:42 minuten misschien wel nog treffender uit…
Samenvattend, de tips voor een effectief feedback gesprek
1. Voor je het gesprek start, zorg voor je eigen emoties. Voer zo’n gesprek enkel en alleen wanner jij relaxed, ontspannen en in de juiste state bent.
2. Voorbereiding is key! Schrijf de 5G’s voor jezelf uit en denk vast na over mogelijke reacties. En hoe jij daar dan op kunt of wilt reageren.
3. Covey’s habit 1 & 2: wees proactief/cirkel van invloed & end in mind. Houd het eind voor ogen, wat wil je uiteindelijk bereiken met dit gesprek? En houd daar aan vast.
4. Maak altijd onderscheid tussen gedrag vs intentie. Niemand op deze aardbol heeft de intentie jou het leven zuur te maken. Ook al zul je nu wellicht iemand kunnen bedenken, die je dat gevoel geeft 😉 Het is slechts het gedrag dat een negatief effect heeft op jou, wat zowel iets over de ander als over jou zegt. Feedback is terugkoppeling aan iemand geven over het effect van zijn of haar gedrag.
Succes met het toepassen ervan. En weet je wat de grap is? Wanneer je het 5G model ook toepast in het geven van waardering, komen daarmee je complimenten ook veel effectiever en krachtiger binnen. Ik zou dus eigenlijk willen zeggen: ga eerst eens 7 complimenten voorbereiden m.b.v. het 5G model, voordat je dit toepast op opbouwende feedback.
En hoe ontvang je en ga je effectief om met feedback?
Dan nog even de andere kant. Ik zal heel eerlijk zijn, ik denk dat ik op onbewust niveau het werk als trainer ook zo leuk vind, omdat ik nogal waarderingsgevoelig ben. Nou is waardering natuurlijk 1 van de universele pijlers van werkgeluk, maar ik denk dat vanuit mijn hoog Insights gele voorkeur – inclusief angst voor afwijzing of buitengesloten worden – het bij mij nog wat hoger staat dan bij anderen. Dus feedback ontvangen, dat heb ik echt moeten leren. En wat ik daar ook wel bijzonder in vind, in mijn geval, is dat feedback ontvangen in werkcontext mij makkelijker afgaat dan in de privésfeer.
Daarover gesproken, hoe geldt dat voor jou? Van wie of in welke context vind jij het makkelijker dan wel moeilijker om feedback te ontvangen?
Hierop reflecteren, in combinatie met wat “de theorie” erover zegt, kan ik wel de volgende 5 tips formuleren omtrent effectiever omgaan met feedback:
1. Wellicht geruststellend: door simpelweg ouder te worden, ervaring op te doen, wordt het omgaan met feedback gemakkelijker.
2. Vergroot je eigenwaarde, zelfvertrouwen en zelfwaardering. Wat sowieso automatisch gebeurt naarmate je ouder wordt, maar waar je ook bewust mee aan de slag kan. Bijvoorbeeld door: je zelfinzicht en zelfbewustzijn te vergroten. Wie ben ik, wat kan ik (goed) en wat wil ik – en ga daar steeds meer voor staan. Inclusief je valkuilen.
3. Wees bewust(er) van jouw verdedigingsmechanisme. Ik herken bijvoorbeeld, mede doordat ik communicatief vaardig ben, dat terugvechten mijn eerste neiging is. En als het dan te stevig wordt, vanuit mijn angst voor afwijzing, ik dan kan gaan vluchten.
4. Luister naar feedback vanuit het 5G model. De boodschap die je voor je kiezen krijgt, waar valt die? En ga dan maar eens opmerken, hoe vaak mensen starten met G3 (gevoel en gedachten) of zelfs G4 (gevolg/effect). En dan snap je gelijk waarom het model zo goed werkt als je de 5 stappen doorloopt.
5. Pas zelfreflectie toe. Als je feedback hebt gekregen, of je daar nou effectief of niet zo effectief op reageerde, zie dat als leermoment. Waarbij je identiteit (met daarin al je rollen, talenten en je persoonlijkheid) los moet zien van je gedrag. In dit kennisbank maken we mooi dit onderscheidt.
Aangezien ik eerder Netflix aan heb gehaald in deel 2 van dit drieluik, doe ik het hier nogmaals. Want weet je hoe ze daar met feedback omgaan? Wederom middels 2 A’s:
1. Appreciate. Waardeer als iemand je feedback geeft. Ons natuurlijke instinct is verdedigen, rationaliseren of wat terug zeggen. Heb je emoties onder controle, ga er dus tegennatuurlijk mee om, en waardeer en accepteer dat iemand je van feedback voorziet.
2. Acceptordiscard. Luister aandachtig, neem iedere feedback in overweging. Maar je hoeft niet met alle feedback daadwerkelijk wat te doen. Soms is er gewoon sprake van N=1. En zegt het meer over de ander en zijn of haar perceptie.
Afsluitend, wat is nou de toegevoegde waarde van feedback?
Goed, feedback geven & ontvangen: het is een breed en uitgebreid onderwerp. En dan is er nog genoeg wat ik hier niet in heb belicht. Als afsluiting nog 2 aspecten die ik wil delen omtrent de toegevoegde waarde van feedback.
Allereerst, ieder mens heeft blinde vlekken. Aspecten die anderen wel van je zien, maar jij zelf niet zo bewust van bent. Zowel je minder fijne gedragingen, maar ook zijn er talenten die anderen in je zien, waar jij je niet bewust van bent. En door feedback te geven kun je mensen daar bewust(er) van maken. Waardoor feedback – waarderend & opbouwend – leidt tot persoonlijke groei & ontwikkeling. En laat ook dat nou net 1 van de 5 pijlers van een happyholic zijn. Ieder mens heeft de behoefte aan progressie, nieuwe dingen te leren, te groeien en ontwikkelen. En dat leidt tot een fijner gevoel. Of zoals Tony Robbins zegt:
“Progress equals happiness”
En daarnaast, het van je afschrijven, d.m.v. journalling, of de feedback geven, is ook enorm helpend voor jezelf. Door het op te schrijven en/of te uiten, zit het verhaal dat je hebt gemaakt, minder in je systeem. Het zit minder in jouw hoofd, waardoor de emotie omtrent de persoon of het gedrag milder wordt. Toch best fijn, aangezien je die persoon, of het betreffende gedrag, nog wel vaker zal tegenkomen.
Mocht je nou denken, ik ken wel iemand die met deze blog omtrent feedback geholpen kan worden, deel deze dan vooral! Of ga hetgeen jij hieruit hebt geleerd, uitleggen aan de ander. Leer je zelf tenslotte net zo veel van.
Want hoe meer mensen, teams & organisaties hier een effectiviteitsslag in maken, des te mooier wordt de wereld. Weet je trouwens hoe ze bij Netflix dit hebben gedaan. Op regelmatige basis 360 feedback dinners/meetings plannen. En wat voor mij echt drie openbaringen waren die Erin Meyer – schrijfster van het boek No Rules Rules – deelde:
1. Tijdens deze dinners schenken ze alcohol, uiteraard gematigd. Remco Claassen zou zeggen: leiderssap. Nou wil ik niet een promo houden voor alcoholgebruik. Maar feit is wel, alcohol of iets als micro-dosing, zorgt wel voor dat de neo-cortex meer ontspant.
2. De maximale groepsgrootte aan zo’n ronde (essentieel dat deze rond is!) tafel is 6-8 personen.
3. Iedereen bereid voor iedereen feedback voor. Rondom 3 vragen:
- Waarmee stoppen?
- Waarmee starten of beginnen?
- Waarmee doorgaan of continueren?
En dan rest mij nog 2 prachtige vragen te stellen aan jou:
1. Welke feedback over mij of over deze blog heb je nu voor mij waarvan je denkt dat ik er van kan leren?
2. En wat voor tip of advies zou je hebben, waarvan je mogelijk denkt dat het mij kan kwetsen, maar waarvan jij overtuigd bent dat ik er wat aan zou kunnen hebben?
Beide mag je naar mij mailen (glenn@happyholics.com) of achterlaten in de comments. Of gebruik deze vragen wellicht eens voor en volgende team meeting om met elkaar te bespreken.
Conclusie van het drieluik over feedback geven en ontvangen
Dit artikel was het derde, en tevens laatste, deel van ons drieluik over feedback. Wil je de vorige nog even teruglezen, dit zijn ze:
- Waarom vinden we feedback geven & ontvangen moeilijk?
- Wat is feedback eigenlijk? En wat moet je vooral wel en niet doen?
- Hoe werkt effectief geven en ontvangen van feedback dan?
Zoals je weet helpen wij teams, leidinggevenden en organisaties in het realiseren van meer werkgeluk. En hoe gek het misschien ook klinkt: feedback geven en ontvangen is essentieel als het gaat om werkgeluk en bevlogenheid. Wil je weten hoe wij dat doen? Bekijk dan onze aanpak die wij hanteren voor teams die tot high performing willen groeien.
Wil je weten wanneer het volgende artikel online staat? Schrijf je dan in voor onze Happyfeed zodat je meteen een melding ontvangt. Daarbij ontvang je ook nog eens een link naar al onze voorgaande Happyfeeds!
PS: met onze Happyfeed willen we mensen inspireren met inzichten die hun werkende leven gelukkiger kunnen maken. Daarom zijn we erg benieuwd: hoe waardevol vind jij deze Happyfeed op een schaal van 0 tot 10? En welke feedback heb je voor ons?
