Efficiënt werken door een betere dagindeling

Efficiënt werken, iets waar ik niet altijd even goed in ben. Van tevoren heb ik mijn planning op orde en weet ik wat me te doen staat. Net voordat ik daaraan begin, beantwoord ik toch nog even een mail of bekijk ik iemand anders zijn werk. Dan is dat maar gedaan, denk ik dan. Mails terugsturen, feedback geven en opeens schiet me nog te binnen dat mijn paspoort bijna verlopen is. Juist, tijd om nu een afspraak te maken. Anders ga ik dat vergeten. En weg is de planning. Dit is vast iets wat niet alleen mij overkomt.

Efficiënt werken kun je bereiken door een betere dagindeling. Deze indeling is voor iedereen anders. Hieronder lees je wat efficiënt werken is, hoe je het beste jouw dag kan indelen op basis van jouw bioritme en hoe belangrijk rust en ontspanning is.

Wat betekent efficiënt werken?

Efficiënt werken betekent taken op de juiste manier en de juiste tijd uitvoeren zodat je zo min mogelijk inspanning of energie levert. Je wil zoveel mogelijk bereiken, maar dit kan alleen als je het op een handige manier aanpakt. Het gaat er niet om dat je harder werkt, maar slimmer. Welke taken moeten er echt gebeuren vandaag en wat kan ik beter bewaren voor een andere keer?

“It’s not always that we need to do more but rather that we need to focus on less.” - Nathan W. Morris

Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

Bijna iedereen heeft de woorden efficiënt en effectief wel eens gehoord. Maar wat is toch het verschil? Wanneer werk je efficiënt en wanneer effectief?

Efficiënt werken is dus: het zoveel mogelijk doen in zo’n kort mogelijke tijd. Wanneer we doelgericht zijn en streven naar het beste resultaat, werken we effectief. Efficiënt werken gaat dus over de manier waarop je iets uitvoert. Effectief werken gaat over wát je uitvoert. 

Efficiënt werken volgens jouw bioritme

Uit steeds meer onderzoeken blijkt dat je erachter kan komen op welk moment jij het productiefst, het creatiefst of het fitst bent. Dit alles heeft te maken met je bioritme, ook wel je ‘biologische klok’ genoemd.  Sommige mensen gaan op tijd slapen en staan vroeg op. Anderen slapen liever uit en werken tot s ’avonds laat door om nog die ene deadline te halen. Ongeveer 15% van de bevolking is ochtendmens, 20% is avondmens en de rest zit er tussenin. Maar waarom is het nuttig om jouw bioritme goed te kennen?

“I used to believe that timing was everything. Now, I believe that everything is timing.” – Daniel Pink

Een betere dagindeling voor efficiënt werken

In de podcast ‘Timing is everything’ van Tony Robbins vertelt Daniel Pink dat een gemiddelde (werk)dag in drie delen is opgedeeld: een ‘peak’, een ‘trough’ en een ‘recovery’. Je start met de peak, hierin ben je het werkzaamst. De taken die je hierin uitvoert vragen veel concentratie en focus. Het tweede gedeelte is een goed moment voor taken waar weinig denkwerk voor nodig is. Denk bijvoorbeeld aan administratie en mails beantwoorden. In het laatste gedeelte, de recovery fase, ben je in een goede moed waarin je het beste kan brainstormen.

Deze video van Daniel Pink gaat over de wetenschap van tijd. Hij vertelt je op welk moment je het beste een telefoontje kan plegen en waarom je beter niet in de middag langs het ziekenhuis kan gaan. 

Het is dus belangrijk om te weten of je een ochtend- of avondmens bent zodat je jouw dagindeling kan bepalen. Door een afgestemde dagindeling zul je efficiënter werken. Voor de ochtendmensen start de piek vroeg in de ochtend. In de middag zullen zij taken verrichten waar ze minder bij na hoeven te denken en aan het eind van de middag komen zij pas in de recovery fase terecht. Dit werkt totaal anders bij avondmensen. Hier ontstaat de piek juist in de middag en zal de recovery fase laat op de avond zijn. Onderzoek wat past bij jou en waar jij je fijn bij voelt. Zo kun je zoveel mogelijk uit je dag halen en efficiënt werken. Wanneer je betere beslissingen maakt over je patroon door de dag, zullen je prestaties beter worden.

Efficiënt werken door rust en ontspanning

Wist je dat focus enorm belangrijk is om efficiënt te werken? Efficiënt werken draait niet alleen maar om zoveel mogelijk bereiken. Het draait ook om rust, ontspanning en zo min mogelijk energie verspillen. Het is bewezen dat we meer pauzes moeten nemen. Alleen al een lunch break verbetert de prestatie en zorgt voor meer focus. Neem verschillende pauzes, ga eens een rondje lopen met een collega of haal ergens een kopje koffie bij een koffietentje. Praat tijdens je pauze vooral niet over werk, dit zijn juist de momenten om even te ontspannen. Laat je telefoon ook eens liggen tijdens je pauze. De kans is groot dat je toch nog even je mail bekijkt of iets anders werk gerelateerd voorbij ziet komen.

Powernaps voor efficiënt werken 

Middagdutjes zorgen ook voor rust en ontspanning. Je kunt veel beter even gaan slapen dan moe verder gaan met je werk of nog even scrollen op sociale media. Je kunt het beste 10 tot 20 minuten slapen tussen 13:00 en 15:00 uur. Langer dan 30 minuten slapen zorgt ervoor dat we in een te diepe slaap komen en ons daarna erg vermoeid zullen voelen. Je hebt vervolgens weer tijd nodig om wakker te worden en meer moeite met s ’nachts slapen. Korte powernaps zullen zorgen voor meer productiviteit en creativiteit. Ook zullen we meer dingen onthouden en begrijpen. 

Kortom, efficiënt werken door een betere dagindeling begint met jezelf goed begrijpen. Weet hoe jij in elkaar zit en hoe jouw biologische klok werkt. Neem regelmatig ook een korte pauze of doe een middagdutje. Pas dan kun je gemakkelijk efficiënt te werk gaan.

Beluister hier de hele podcast van Tony Robbins met Daniel Pink over hoe belangrijk tijd, middagdutjes en pauzes zijn. 

Tony Robbins